アラサー独身男子の日々

株の話題、交通ネタが多めになると思います。

office365が今までのOfficeとは一線を画した素晴らしいグループウェアな件

事務仕事をする人はもちろん使用しているだろう、というくらい普及しているOffice。
仕事で使わない人でもインストールされてたり。

そんなOfficeが今、大幅に変わろうとしていて、文書ファイルなどを作成するソフトウェアからクラウドストレージと連動したグループウェアのようなものになろうとしています。
そのサービスの名前がOffice365というもので、今までのようにソフトウェアを購入するのではなく、定額で支払っていれば常に最新版に更新できるというような契約形態に変わろうとしています。

私の職場でもOffice365が導入されたのですが、これが職場中で使われるようになったらかなり仕事が楽になりそうです。

 

OneDriveで共有するのが標準

Microsoftが提供しているOneDriveというオンラインストレージサービスがあります。

MicrosoftはこのOneDriveにかなり力を入れていて、少し前までは無制限にファイルを保存することが出来ていました(残念ながら今は1Tバイトまでとなっています)

ファイルは基本的に全てOneDrive上で管理します。
そのため、職場内でのファイル共有もお手の物ですし、面倒なバックアップのためにリソースを割く必要もありません。

職場外の個人PCにも5台までOfficeをインストールできる

インターネットを利用した利用を前提としているため、Officeも様々な環境から利用出来るように5台までインストールすることが可能です。

なので、職場での作業のほか、家のデスクトップPCやノートPC、場合によっては出張先で借り受けたPCにインストールして利用することができます。

また、ライセンスの取り消しも非常に簡単に行えるようになっているのでフレキシブルに使用することができます。

Officeをインストールできなくてもブラウザで使用できるOffice Onlineもある

ネットカフェなんかでちょっとだけ編集をしたい、そんな場合にはブラウザ上で動作するOffice Onlineもあります。メインでは使って無いのでハッキリとは言えませんが、私が普段使用する程度の機能は持ち合わせています(Googleの同様のサービスと同様に使えます)。

ファイルの更新履歴を標準で記録していてくれる

共同作業でファイルを仕上げていく際にありがちな事として、前のファイルの情報を残しておきたいが為に、ファイル名に日付を付けて保存しておく、そしてそんなファイルだらけになってフォルダ内がぐっちゃぐちゃ。
…なんて事になりがちです。

Officeの標準機能で履歴を残していけるので、この機能を知っている人はこの機能を活用してファイルを整理することが出来るのですが、残念ながらこの機能を使いこなしている人は稀です。

また、Office以外のファイルに関しては履歴機能なんてついてないのが基本なので、やはり日付を打って更新していくしかなくなります。

ですが、OneDriveに保存したファイルは上書きしても標準で履歴が残っていくため、そういった心配が全く必要ありません。また、更新した際にコメントを残すことができるので、どこを編集したかが一目瞭然になります。

面倒くさいメールのやり取りは必要なし、パスワードも必要なし。

最近、私の周りの環境で流行しているのが、ファイルをzipにしてパスワードを付けるというセキュリティー対策。
これはっきり言って意味が無いんですけどね。
zipのパスワードは回数制限や時間ロックなど設けられていない原始的なパスワードロックなので8桁程度なら総当たりでも破れてしまいます。

ましてや5桁程度で設定する人も多いので全く役に立っていません。そもそもローカルに落とした無監視な状況では突破されたかどうかの確認も取れないので何の意味もありません。
WindowsはVista以降、標準ではパスワードを作成することが出来なくなっています。それはこういった事情からでしょう。
この手の間違ったセキュリティ対策はやってる感が出てしまい意識のゆるみが出てしまうので余計に困ったものです。

しかし、Office365を使用すれば、このような問題はすべて解決。アカウントごとにアクセス制限を掛けられますし、アクセスログも残せます。

離れたオフィスとのやりとりはSkypeで

OfficeにはLyncというIMソフトがインストールされていましたが、Office2013からSkype for businessとしてSkypeブランドで展開されています。

最近はHTMLメールが普及してきて、メール本文でも公文書のように整形する悪しき習慣が浸透しつつあります。

Skypeであればもっと簡便に、リアルタイムに作業を進めることが出来るので、そのような面倒くさいことはありません。
また、個人のMicrosoftアカウントとも連携できるようになったので、外部との打ち合わせでもそのままSkypeを利用できます。

当然、カレンダーはSunrise calendarで共有

calendar.sunrise.am

なんかいつの間にかマイクロソフトに買収されていました。当然、Office365のカレンダーはSunriseで共有できるので、プライベートではGoogleカレンダーを使っている人も違和感なくOffice365のカレンダーを利用することが可能です。

これからのグループウェアはOffice365で決まり

まだ荒削り感は残るOffice365なのですが、他のグループウェアを圧倒しています。
また、ネットワークストレージをかなり安価に提供してくれているので、自前サーバーを廃止できる職場もあるかもしれません。

ともかく、今まであった他のグループウェアが霞むような完成度です。
対抗馬になり得るのはGoogleくらい?